Tätigkeitsbereich der Ombudsperson der BMW Group AG

Die BMW AG hat für die BMW Group als Bestandteil des konzerninternen Hinweisgebersystems Frau Dr. von Coelln mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer externen Ombudsperson beauftragt. In dieser Funktion nimmt Frau Dr. von Coelln auch Beschwerden i.S.d. §§ 8 f. LkSG entgegen.

An diese neutrale und durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht besonders geschützte Stelle können sich Mitarbeiter* der BMW Group sowie Dritte offen oder anonym wenden, wenn sie einen potenziellen Verstoß gegen Gesetze oder gegen die vertraglich vereinbarten Compliance-Regelungen beobachten, insbesondere auch menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen. Die hinweisgebende Person erhält innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung.

Der hinweisgebenden Person entstehen durch die Korrespondenz mit der Ombudsperson keine Kosten – vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung des Hinweises. Die Ombudsperson prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Verstoß ergibt, an den zuständigen Compliance Officer der BMW Group weiter. Auf Wunsch wird dabei gegenüber der BMW Group die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt; eine Ausforschung ihrer Identität findet nicht statt. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person erfolgt die Kommunikation ausschließlich über die Ombudsperson.

Die BMW Group hat keinen Anspruch gegen die Ombudsperson auf Herausgabe von Unterlagen, die sie von der hinweisgebenden Person bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erstellt. Der zuständige Compliance Officer der BMW Group ermittelt den Vorgang, ggf. mit Unterstützung der Ombudsperson, und informiert diese über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung. Die hinweisgebende Person wird ebenfalls, soweit dies rechtlich zulässig ist, grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs der Meldung über den Stand der Untersuchung unterrichtet.

Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Mit der Kontaktaufnahme zur Ombudsperson erklärt sich die hinweisgebende Person mit den hier ersichtlichen Datenschutzbedingungen einverstanden.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Compliance Officer der BMW Group Ermittlungsbehörden einschalten, um einem Verdacht nachzugehen oder die sachgerechte Behandlung eines solchen zu gewährleisten. Nur in den wenigen gesetzlich zwingenden Fällen (vgl. insb. § 138 StGB) erfolgt dies ohne Kenntnis bzw. Einverständnis des Hinweisgebers.

Soweit der Hinweisgeber selbst rechtmäßig gehandelt hat, wird die BMW Group nicht gegen ihn vorgehen oder ihn aufgrund seines Hinweises benachteiligen. Vergeltungsmaßnahmen gegen die in gutem Glauben agierende hinweisgebende Person werden von der BMW Group nicht toleriert.

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson der BMW Group wie folgt:

Telefon:  +49 211 44 03 57 72
Fax: +49 211 44 03 57 77
BMW-Ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage der der BMW-Group unter https://www.bmwgroup.com/de/verantwortung/menschenrechte.html und https://www.bmwgroup.com/de/unternehmen/compliance.html#ace-862950327.

 

* Soweit im Folgenden nicht gesondert hervorgehoben, sind aus Gründen der besseren Lesbarkeit vom generischen Maskulinum im Folgenden Personen jeglichen Geschlechts umfasst.