Die Agentur für Haushaltshilfe GmbH (im Folgenden: „AfH“) hat Frau Dr. von Coelln mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer Ombudsperson beauftragt.

An diese neutrale und durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht besonders geschützte Stelle können sich Mitarbeiter der AfH sowie deren Geschäftspartner unter Angabe ihres Namens oder anonym wenden, wenn sie einen potenziellen Verstoß durch einen Mitarbeiter der AfH gegen geltende Gesetze oder gegen die internen Arbeitsanweisungen beobachten. Die Ombudsperson nimmt nach Eingang der Meldung innerhalb einer Woche Kontakt zur hinweisgebenden Person auf.

Zwischen der hinweisgebenden Person und der Ombudsperson wird durch die wechselseitige Kontaktaufnahme kein Mandatsverhältnis begründet; dieses besteht ausschließlich zwischen der AfH und der Ombudsperson. Weiter entstehen der hinweisgebenden Person durch die Korrespondenz mit der Ombudsperson keine Kosten – vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung des Hinweises.

Die Ombudsperson prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Compliance- oder einen Rechtsverstoß ergibt, nach Rücksprache mit der hinweisgebdnen Person an den zuständigen Ansprechpartner innerhalb der AfH weiter. Auf Wunsch wird dabei gegenüber der AfH die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt; eine Ausforschung ihrer Identität findet nicht statt. Die AfH hat keinen Anspruch gegen die Ombudsperson auf Herausgabe von Unterlagen, die diese von der hinweisgebenden Person bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erstellt. Der unternehmensinterne Ansprechpartner ermittelt den Vorgang, ggf. mit Unterstützung der Ombudsperson, und informiert sie über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung. Die hinweisgebende Person wird, soweit dies rechtlich zulässig ist, ebenfalls grundsätzlich innerhalb von drei (maximal sechs) Monaten über den Ausgang der Untersuchung unterrichtet.

Die Ombudsperson steht der hinweisgebenden Person für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an sie, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Durch die Kontaktaufnahme zu uns erklärt sich die hinweisgebende Person mit den hier ersichtlichen Datenschutzbedingungen einverstanden.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem unternehmensinternen Ansprechpartner Ermittlungsbehörden einschalten.

Soweit die hinweisgebende Person selbst rechtmäßig gehandelt hat, wird die AfH nicht gegen sie vorgehen oder sie aufgrund ihres Hinweises benachteiligen.

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson der AfH wie folgt:

Telefon: +49 211 44 03 57 71

Fax: +49 211 44 03 57 77

E-Mail: afh-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist erst nach Austausch des Verschlüsselungszertifikats zwischen beiden E-Mail-Adressen möglich. Wenn Sie Ihre Meldung daher verschlüsselt per E-Mail einreichen möchten, müssten Sie Frau Dr. von Coelln zunächst eine kurze E-Mail schicken, auf die sie zum Zweck des Austausch des Verschlüsselungszertifikats antworten kann. Sobald Sie die Antwort erhalten haben, können Sie Ihre Meldung verschlüsselt versenden.