Aufgaben der Ombudsperson

Die KANZAN Spezialpapiere GmbH hat Frau Dr. von Coelln mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer externen Ombudsperson beauftragt. 

An diese neutrale und durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht besonders geschützte Stelle können sich Mitarbeiter der KANZAN Spezialpapiere GmbH sowie deren Geschäftspartner unter Angabe ihres Namens oder anonym wenden, wenn sie einen potenziellen Verstoß durch einen Mitarbeiter der KANZAN Spezialpapiere GmbH gegen geltende Gesetze oder gegen die internen Arbeitsanweisungen beobachten. Die Ombudsperson nimmt nach Eingang der Meldung innerhalb einer Woche Kontakt zum Hinweisgeber auf. 

Dem Hinweisgeber entstehen durch die Korrespondenz mit der Ombudsperson keine Kosten – vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung des Hinweises. Die Ombudsperson prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Compli-ance- oder einen Rechtsverstoß ergibt, nach Rücksprache mit dem Hinweisgeber an den zustän-digen Ansprechpartner innerhalb der KANZAN Spezialpapiere GmbH weiter. Auf Wunsch wird dabei gegenüber der KANZAN Spezialpapiere GmbH die Anonymität des Hinweisgebers ge-wahrt; eine Ausforschung seiner Identität findet nicht statt. Die KANZAN Spezialpapiere GmbH hat keinen Anspruch gegen die Ombudsperson auf Herausgabe von Unterlagen, die sie vom Hinweisgeber bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinwei-ses erstellt. Der unternehmensinterne Ansprechpartner ermittelt den Vorgang und informiert die Ombudsperson über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung. Der Hinweisgeber wird, soweit dies rechtlich zulässig ist, ebenfalls grundsätzlich innerhalb von 3 (maximal 6) Monaten über den Ausgang der Untersuchung unterrichtet. 

Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes. 

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem unternehmensinternen Ansprechpartner Er-mittlungsbehörden einschalten. 

Soweit der Hinweisgeber selbst rechtmäßig gehandelt hat, wird die KANZAN Spezialpapiere GmbH nicht gegen ihn vorgehen oder ihn aufgrund seines Hinweises benachteiligen. 

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson der KANZAN Spezial-papiere GmbH wie folgt: 

Telefon: +49 211 44 03 57 71

Fax: +49 211 44 03 57 77

kanzan-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist erst nach Austausch des Verschlüsselungszertifikats zwischen beiden E-Mail-Adressen möglich. Wenn Sie Ihre Meldung daher verschlüsselt per E-Mail einreichen möchten, müssten Sie Frau Dr. von Coelln zunächst eine kurze E-Mail schicken, auf die sie zum Zweck des Austausch des Verschlüsselungszertifikats antworten kann. Sobald Sie die Antwort erhalten haben, können Sie Ihre Meldung verschlüsselt versenden.