Im Folgenden wird die Rolle sowie die Tätigkeit der Ombudsperson der Siemens AG („Siemens“) näher beschrieben.

Im Sinne geschützter Kommunikationswege für die Mitarbeiter hat Siemens Frau Dr. von Coelln als Ombudsperson mandatiert. An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter und Dritte jederzeit vertrauensvoll wenden, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken beziehungsweise Verstöße gegen die geltenden Business Conduct Guidelines im Unternehmen beobachten, und sich dazu austauschen. Die Ombudsperson ist nicht als Anwalt der hinweisgebenden Person tätig.

Sie hat die folgenden Aufgaben:

Die Ombudsperson nimmt Hinweise auf, die unkorrekte Geschäftspraktiken im Unternehmen zum Inhalt haben. Als hinweisgebende Person kommen sowohl Mitarbeiter von Siemens oder einer Siemens-Gesellschaft als auch Dritte in Betracht. Der hinweisgebenden Person entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsperson keine Kosten.

Soweit dies möglich ist, bestätigt die Ombudsperson der hinweisgebenden Person innerhalb von einer Woche den Eingang des Hinweises. Zudem prüft sie die eingegangenen Hinweise auf Plausibilität und stellt erforderlichenfalls Rückfragen an die hinweisgebende Person.

Schlüssige Hinweise leitet die Ombudsperson sodann an die Compliance-Abteilung von Siemens in Deutschland weiter, falls sich nach der Plausibilitätsprüfung ein Verdacht auf Verletzungen der Strafgesetze oder der Business Conduct Guidelines ergibt.

Die Compliance-Abteilung veranlasst die Untersuchung des von der Ombudsperson übermittelten Sachverhalts durch geeignete Stellen im Unternehmen oder durch Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Im Rahmen der Ermittlungen ist die hinweisgebende Person stets nur in anonymisierter Form zu führen. Die Ombudsperson wird von der Compliance-Abteilung über den Verlauf und die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung unkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam durch die Ombudsperson und die Compliance-Abteilung.

Die Ombudsperson steht der hinweisgebenden Person für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an sie, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. 

Die Ombudsperson unterrichtet im Rahmen des rechtlich Möglichen die hinweisgebende Person über das Ergebnis der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Durch die Kontaktaufnahme zu uns erklärt sich die hinweisgebende Person mit den hier ersichtlichen Datenschutzbedingungen einverstanden.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem Compliance Office Ermittlungsbehörden einschalten.

Soweit die Untersuchung ergeben hat, dass dem Unternehmen ein Schaden entstanden ist, leitet das Compliance Office die für die Durchsetzung des Anspruchs notwendigen Schritte ein. Die Ombudsperson achtet darauf, dass hierbei die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt bleibt.

Die Ombudsperson berichtet auf Anforderung dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der Siemens AG über ihre Tätigkeit.

Das von Siemens aufgestellte Verbot jeder Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer und hinweisgebende Person gilt ebenfalls bezüglich der Mitarbeiter, die sich an die Ombudsperson wenden. 

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson von Siemens auf folgenden Wegen:

Tel.:       +49 211 44 03 57 79
Fax:       +49 211 44 03 57 77
E-Mail:  siemens-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist erst nach Austausch des Verschlüsselungszertifikats zwischen beiden E-Mail-Adressen möglich. Wenn Sie Ihre Meldung daher verschlüsselt per E-Mail einreichen möchten, müssten Sie Frau Dr. von Coelln zunächst eine kurze E-Mail schicken, auf die sie zum Zweck des Austausch des Verschlüsselungszertifikats antworten kann. Sobald Sie die Antwort erhalten haben, können Sie Ihre Meldung verschlüsselt versenden.