Die Hauptaufgaben der Ombudsfrau bei der Siemens Healthineers AG („SHS“) sind die Entgegennahme und Bearbeitung bei ihr eingehender Hinweise, die SHS betreffen. 

Die Aufgaben sind dabei im Einzelnen:

• Die Ombudsfrau nimmt Hinweise von hinweisgebenden Personen auf, die unkorrekte Geschäftspraktiken (Compliance-Verstöße) im Unternehmen zum Inhalt haben. Als hinweisgebende Personen kommen hierbei sowohl Mitarbeiter von SHS oder einer SHS-Gesellschaft als auch Dritte (Externe) in Betracht.
• Durch die Kontaktaufnahme zur Ombudsperson kommt kein Mandatsverhältnis zwischen ihr und der hinweisgebenden Person zustande. Dieses besteht ausschließlich zwischen der Ombudsperon und SHS.
• Der hinweisgebenden Person entstehen durch die Inanspruchnahme der Ombudsfrau keine Kosten.
• Die Ombudsperson bestätigt der hinweisgebenden Person innerhalb einer Woche den Erhalt des Hinweises.
• Die Ombudsfrau prüft die eingegangenen Hinweise unverzüglich auf Schlüssigkeit und Plausibilität sowie – soweit möglich – die hinweisgebende Person auf deren Glaubwürdigkeit und nimmt in der Regel eine rechtliche Vorbewertung vor.
• Die Ombudsfrau dokumentiert den Hinweis in transparenter und verständlicher (ggf. anonymisierter) Form und leitet ihn nach Rücksprache mit der hinweisgebenden Person unverzüglich an SHS – Compliance Governance – weiter.
• Compliance Governance veranlasst erforderlichenfalls die Untersuchung des von der Ombudsfrau übermittelten Sachverhalts durch geeignete Stellen im Unternehmen oder durch Fachkräfte außerhalb des Unternehmens. Die Untersuchungen dürfen nicht mit dem Ziel geführt werden, die Identität der hinweisgebenden Person zu erforschen oder auszuforschen. Die Ombudsfrau wird von Compliance Governance in angemessener Weise über den Verlauf und die Ergebnisse der Untersuchung unterrichtet.
• Die Ombudsfrau steht der hinweisgebenden Person für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls – soweit möglich – ergänzende Fragen an sie, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. 
• Die Ombudsfrau unterrichtet im Rahmen des rechtlich Möglichen die hinweisgebende Person über das Ergebnis der Untersuchung und die getroffenen Maßnahmen. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.
• Durch die Kontaktaufnahme zur Ombudsfrau erklärt sich die hinweisgebende Person mit den hier ersichtlichen Datenschutzbedingungen einverstanden.
• Die Ombudsfrau berichtet auf Anforderung dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der SHS über ihre Tätigkeit.
• Das in den Business Conduct Guidelines festgehaltene Verbot jeder Art von Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer und hinweisgebende Person gilt ebenfalls bezüglich derjenigen Mitarbeiter und Dritten, die sich an die Ombudsfrau wenden.

Verschwiegenheit 

• Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsfrau den gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten bei der Ausübung ihrer Tätigkeit. 
• Dies gilt im Verhältnis zu SHS, insbesondere aber auch im Verhältnis zur hinweisgebenden Person, die insoweit in den Schutzbereich des Mandatsverhältnisses mit SHS einbezogen wird (s.u.).
• Die Ombudsfrau ist zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten im Hinblick auf sämtliche Tatsachen verpflichtet, die ihr bei Wahrnehmung des Mandats bekannt werden.
• Überdies garantiert die Ombudsfrau den potenziellen hinweisgebenden Personen Vertraulichkeit gegenüber SHS im Umgang mit deren Identität und deren Arbeitsumfeld, soweit dies gesetzlich möglich ist. SHS verzichtet in diesem Zusammenhang unwiderruflich auf Auskunfts- und Herausgabeansprüche gegenüber der Ombudsfrau (§§ 675 Abs. 1 i.V.m. 666, 667 BGB), soweit es um die Identität der hinweisgebenden Person geht.
• Ausnahme und Grenze zu den vorstehenden Absätzen bilden § 138 des Strafgesetzbuches sowie hinsichtlich der Verschwiegenheit gegenüber SHS der Fall, dass die hinweisgebende Person nachweislich bewusst unwahre Tatsachen gegenüber der Ombudsfrau behauptet hat. Auch im Fall einer Durchsuchung kann die Ombudsfrau den Schutz der Identität der hinweisgebenden Person nicht garantieren.

Rechts- und Vertragsbeziehungen

• Eine Rechts- und Vertragsbeziehung besteht aufgrund einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung zwischen SHS und der Ombudsfrau. 
• Diese Vertragsbeziehung ist die Grundlage der zwischen der Ombudsfrau und SHS vereinbarten Rechte und Pflichten. In diese Beziehung bzw. den entsprechenden Schutzbereich wird die meldende Person einbezogen.
• SHS erkennt das Geheimhaltungsinteresse der meldenden Person als Teil der eigenen Mandatsbeziehung schon jetzt umfassend an. 
• Vorsorglich verzichtet SHS in dem nötigen Umfang auf ein eventuelles Recht zur Offenbarung von Informationen und erklärt sich unwiderruflich damit einverstanden, dass die Ombudsfrau Informationen, die sie mit der Aufforderung um vertrauliche Behandlung von dem Meldenden erhält, auch SHS nicht offenbart. Die zuvor unter dem Punkt „Verschwiegenheit“ im letzten Spiegelstrich genannten Ausnahmen bleiben unberührt.
• Die Ombudsfrau ist in der Gestaltung des Kontaktes zu hinweisgebenden Personen grundsätzlich frei und an Weisungen von SHS nicht gebunden.

Abgabe von Meldungen/Hinweisen

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsfrau von SHS auf folgenden Wegen:

Tel.:       +49 211 44 03 57 78
Fax:       +49 211 44 03 57 77
E-Mail: shs-ombudsfrau@hvc-strafrecht.de

Eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist erst nach Austausch des Verschlüsselungszertifikats zwischen beiden E-Mail-Adressen möglich. Wenn Sie Ihre Meldung daher verschlüsselt per E-Mail einreichen möchten, müssten Sie Frau Dr. von Coelln zunächst eine kurze E-Mail schicken, auf die sie zum Zweck des Austausch des Verschlüsselungszertifikats antworten kann. Sobald Sie die Antwort erhalten haben, können Sie Ihre Meldung verschlüsselt versenden.