Tätigkeitsbereich der Ombudsperson der Henkel AG & Co. KGaA

Die Henkel AG & Co KGaA hat Frau Dr. von Coelln mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer externen Ombudsperson beauftragt, auch namens und in Vollmacht ihrer Konzernunternehmen.

An diese neutrale und durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht besonders geschützte Stelle können sich Mitarbeiter oder Geschäftspartner von Henkel sowie andere betroffene Stakeholder offen oder anonym wenden, wenn sie  einen potentiellen Verstoß durch einen Mitarbeiter von Henkel gegen geltende Gesetze oder gegen Henkels Compliance-Regelungen beobachten. Die Ombudsperson nimmt nach Eingang der Meldung innerhalb einer Woche Kontakt zum Hinweisgeber auf.

Dem Hinweisgeber entstehen durch die Korrespondenz mit der Ombudsperson keine Kosten – vom Erstkontakt bis zum Abschluss der Bearbeitung des Hinweises. Die Ombudsperson prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Compliance-Verstoß ergibt, nach Rücksprache mit dem Hinweisgeber an die Compliance-Abteilung von Henkel weiter. Auf Wunsch wird dabei gegenüber Henkel die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt; eine Ausforschung seiner Identität findet nicht statt. Henkel hat keinen Anspruch gegen die Ombudsperson auf Herausgabe von Unterlagen, die sie vom Hinweisgeber bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erstellt. Die Compliance-Abteilung ermittelt den Vorgang, ggf. mit Unterstützung der Ombudsperson, und informiert sie über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung. Der Hinweisgeber wird, soweit dies rechtlich zulässig ist, ebenfalls grundsätzlich innerhalb von 3 (maximal 6) Monaten über den Ausgang der Untersuchung unterrichtet.

Die Ombudsperson steht dem Hinweisgeber für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.

Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit Henkels Compliance Officer Ermittlungsbehörden einschalten.

Soweit der Hinweisgeber selbst in gutem Glauben und auch im Übrigen rechtmäßig  gehandelt hat, wird Henkel nicht gegen ihn vorgehen oder ihn aufgrund seines Hinweises benachteiligen.

Sie erreichen Frau Dr. von Coelln in ihrer Funktion als Ombudsperson der Henkel AG & Co. KGaA wie folgt:

Telefon: +49 211 44 03 57 71

Fax: +49 211 44 03 57 77

henkel-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

Eine verschlüsselte Kommunikation per E-Mail ist erst nach Austausch des Verschlüsselungszertifikats zwischen beiden E-Mail-Adressen möglich. Wenn Sie Ihre Meldung daher verschlüsselt per E-Mail einreichen möchten, müssten Sie Frau Dr. von Coelln zunächst eine kurze E-Mail schicken, auf die sie zum Zweck des Austausch des Verschlüsselungszertifikats antworten kann. Sobald Sie die Antwort erhalten haben, können Sie Ihre Meldung verschlüsselt versenden.